L’Assemblée Générale (AG) est un moment clé pour les copropriétaires. C’est l’occasion de prendre des décisions importantes sur la gestion de l’immeuble. Mais avant tout, la convocation à cette AG est un processus à bien maîtriser. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour une convocation réussie.
📅 Quand envoyer la convocation ?
La convocation à l’Assemblée Générale doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l’AG. Ce délai est impératif, sauf en cas d’urgence ou si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long.
Comment l’envoyer ?
- Par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR).
- Par voie électronique (LRE) avec l’accord écrit du copropriétaire.
- En main propre contre émargement ou récépissé.
Le délai commence à courir le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, ou du lendemain de l’envoi par voie électronique, ou encore le jour même de la remise en main propre.
👥 Qui peut convoquer l’AG ?
Le Syndic
Le syndic est le principal responsable de la convocation. Il doit organiser l’AG au moins une fois par an. Si nécessaire, il peut également convoquer l’AG à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix.
Le Président du Conseil Syndical
Si le syndic ne répond pas à une demande de convocation dans un délai de 8 jours après mise en demeure, le président du conseil syndical peut lui-même convoquer l’AG.
Les Copropriétaires
En cas d’absence de syndic, ou si le syndic ne convoque pas l’AG malgré une mise en demeure, les copropriétaires peuvent saisir le tribunal pour qu’il désigne un mandataire chargé de convoquer l’AG.
🔗 Modèle de courrier pour la convocation d’une AG ici.
📝 Que contient la convocation ?
La convocation doit être claire et complète. Voici les éléments essentiels :
- Lieu, date et heure de l’AG.
- Ordre du jour : Chaque point doit être rédigé de manière à permettre un vote clair (oui ou non).
- Formulaire de vote par correspondance : Obligatoire et doit respecter un modèle type.
- Pièces justificatives : Tous les documents nécessaires pour prendre des décisions éclairées, comme les devis de travaux, le budget prévisionnel, et le contrat de syndic.
📌 L’ordre du jour : un élément crucial
L’ordre du jour est la liste des questions qui seront soumises au vote lors de l’AG. Chaque copropriétaire, ainsi que le conseil syndical, peut demander l’ajout de points à cet ordre du jour. Cette demande doit être faite par LRAR au syndic, qui l’ajoutera à l’ordre du jour de la prochaine AG.
Important : Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote.
🧾 Les documents à joindre à la convocation
Les documents annexés à la convocation sont essentiels pour une prise de décision éclairée :
- Projets de contrats et devis.
- État financier de la copropriété.
- Projet de budget prévisionnel.
- Avis du conseil syndical (s’il y a lieu).
Tous ces documents doivent être conformes à un modèle type pour être valides.
La convocation à l’Assemblée Générale est une étape cruciale dans la gestion d’une copropriété. En suivant ces conseils, vous garantissez un processus fluide et conforme aux règles. Pour des conseils supplémentaires sur la gestion de copropriété, explorez nos autres articles sur le blog ! 🏡🔑
Pour aller plus loin, consulter notre article sur comment contester une décision d’assemblée générale ?
Modèle de courrier pour la convocation d’une AG :
Demande de convocation d’une assemblée générale *
Nom(s), prénom(s) du ou des membres du conseil syndical
Adresse
OU
Nom(s), prénom(s) des copropriétaires (précisez les tantièmes de chacun)
Adresse
Nom du syndic
Adresse
Lettre recommandée avec accusé réception
Objet : demande de convocation d’une assemblée générale de la copropriété située (précisez le nom et l’adresse) par le conseil syndical
OU
demande de convocation d’une assemblée générale de la copropriété située (précisez le nom et l’adresse) par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires
OU
demande de convocation d’une assemblée générale de la copropriété située (précisez le nom et l’adresse) par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins X (précisez le nombre de voix que prévoit le règlement de copropriété) des voix de tous les copropriétaires.
Madame, Monsieur,
J’ai / nous avons (supprimez la mention inutile) l’honneur de vous demander de convoquer une assemblée générale des copropriétaires dans les meilleurs délais conformément à la faculté dont
(pour les membres du conseil syndicaux) je dispose en qualité de membre du conseil syndical en application de l’article 8 du décret du 17 mars 1967.
(pour les copropriétaires) nous disposons en qualité de copropriétaires représentant au moins un quart de voix en application de l’article 8 du décret du 17 mars 1967.
L’ordre du jour de l’assemblée générale est le suivant : (vous pouvez vous aider de l’ordre du jour de la précédente assemblée générale, par exemple : élection du président de séance, du ou des scrutateurs ou des membres du conseil syndical ; approbation des comptes de l’exercice du … au … ; quitus au syndic pour l’exercice du … au … ; désignation du syndic ; vote du budget prévisionnel de l’exercice du … au … ; fixation du montant des marchés et contrats rendant obligatoire la consultation préalable du conseil syndical ; fixation du montant des marchés et contrats rendant obligatoire toute mise en concurrence ; ….):
Point 1 : (précisez la question)
Point 2 : (précisez la question)
Point 3 : (précisez la question)
etc.
Fait le / / 20 à (lieu).
Signature du ou des copropriétaires
Pièce jointe : copie du présent courrier au président du conseil syndical
*à adresser au syndic par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (décret du 17 mars 1967 : article 8 alinéa 1er)